La falta de un suministro de cualquier material o servicio puede llegar a paralizar completamente la actividad de una empresa, a no ser que tenga un plan robusto para detectar, mitigar o eliminar cada uno de los riesgos.
En los últimos meses desde ManageArt hemos realizado para algunos de nuestros clientes Planes de Continuidad de Negocio (BCP – Business Continuity Plan). Un BCP consiste en un análisis de todos los riesgos que pueden afectar a la continuidad de un negocio, una estimación de la probabilidad, impacto y gravedad y el establecimiento de planes de contingencia para mitigar cada uno de los riesgos.
La valoración de los riesgos es el factor clave para un BCP
El punto de partida de cualquier BCP es el análisis del origen de los ingresos de la empresa actuales y futuros. El análisis de los ingresos actuales sirve para identificar cuáles son los productos clave en la consecución de los ingresos y del margen. No obstante, en algunos sectores basados en la innovación como el sector farmacéutico, es fundamental incorporar el concepto BCP al desarrollo de nuevos productos porque éstos constituirían la base de los ingresos futuros.
Una vez identificados los productos que suponen la base actual y futura del negocio de la empresa, debe obtenerse el mapa de riesgos, cuyo objetivo es identificar todos los factores que intervienen en la disponibilidad de esos productos. La gran complejidad de las cadenas de suministro hace difícil la identificación de estos factores y su valoración. En este punto es clave ser capaz de diferenciar el origen del suministro de cada producto, y según éste debe afrontarse el BCP de diferente forma.
Valoración de riesgos de los productos fabricados en las plantas propias
En el caso de producto fabricados en plantas de producción propias, el BCP debe profundizar en entender qué componentes o materias primas son precisas para su producción, y también debe analizar qué instalaciones y recursos utiliza (instalaciones de producción, personas clave, proveedores, etc.). Una vez identificado los materiales y recursos necesarios el BCP debe abordar, recurso por recurso, qué alternativas de suministros tiene la empresa.
Las instalaciones de producción y las personas que las operan son un factor clave para la producción. En el caso que la empresa disponga de diversas instalaciones productivas debe analizarse si los productos pueden ser producidos indistintamente en varias plantas productivas y qué acciones deben preverse para absorber temporalmente la producción si ello llega a ser necesario. En caso de no disponer de diversas plantas de producción, o para aquellos productos que no puedan ser producidos en otras plantas, debe analizarse con mayor detalle el impacto de cualquier contingencia en la planta de producción y prever un plan para mitigar esos riesgos y resolver una eventual contingencia.
En el caso de proveedores de materias primas, materiales y servicios, el BCP debe analizar cuál es el nivel de fiabilidad de los proveedores actuales y qué alternativas de suministro existen en el mercado. Asimismo, hay que valorar si estas alternativas deben ser homologadas previamente a su utilización, cuanto tiempo es necesario para su homologación en caso de necesidad, y cuál es el inventario de seguridad necesario para permitir el cambio del proveedor.
El BCP debe ir más allá y entender cuál es el origen del suministro por parte del proveedor, si éste lo fabrica en una única planta de producción o en varias y, en definitiva, qué BCP tiene previsto el proveedor.
Después de un buen análisis, la parte más importante del BCP es la implementación de mecanismos para la activación de los planes de contingencia definidos, y conocer cuál es el tiempo de recuperación de la actividad.
Valoración de riesgos en productos fabricados por terceros
En caso de tratarse de un producto fabricado por terceros, el BCP es aparentemente más simple, pero a la vez más complejo de valorar e implantar. La simplicidad aparente radica en que cada producto es una única referencia, en lugar de una lista de componentes como en el caso de productos fabricados en plantas propias. Ante ello, las alternativas que tiene el BCP se basan en la evaluación de disponer de más de un proveedor para cada producto en cuestión, o el aumento del inventario para dar cobertura a una incidencia de suministro y que ésta no afecte al negocio.
No obstante, un buen BCP requiere profundizar en la cadena de suministro de los proveedores y entender qué nivel de riesgos y cobertura tienen de sus propios riesgos de suministro y producción. Es decir, un BCP debe analizar el BCP de cada proveedor. Para ello, el BCP debe establecer un procedimiento estandarizado para la evaluación de los BCP de cada proveedor, y exigir un nivel de prevención adecuado a la relevancia del producto o conjunto de productos que el proveedor suministra. Sin embargo, no es necesario exigir un mismo nivel de BCP a un proveedor de productos estratégicos para la empresa que a uno que suministre productos minoritarios o complementarios.
El procedimiento estandarizado para la evaluación de los proveedores debe contener los mismos criterios que serían de aplicación en la evaluación del BCP de productos fabricados en plantas propias, y deben valorarse aspectos como la disponibilidad de un mapa de riesgos, la evaluación de los riesgos según su probabilidad y gravedad, las medidas definidas en cada caso, etc.
Establecimiento de planes de contingencia
Cada riesgo y cada recurso requiere de planes de contingencia diferentes.
En el caso de recursos productivos deben evaluarse los diferentes riesgos: averías, roturas, incendio, inundación, etc, y valorar las alternativas posibles. Éstas pueden ir desde tener un plan de adquisición de recambios críticos hasta la valoración de fabricación en equipos, líneas o centros productivos diferentes para mitigar riesgos de avería grave, inundación o incendio.
Para la evaluación de los riesgos asociados a recursos humanos críticos, debe hacerse un mapeo de actividades y de personas que puedan desempeñarlas, identificando así debilidades en la polivalencia de las personas y trazando planes de formación para evitar la dependencia.
Por último, es importante valorar los aspectos exógenos que pueden afectar a la planta de producción, derivados de fenómenos naturales, sociales o accidentes, incluyendo planes de actuación frente a cortes de suministro, huelgas, inundaciones u otros fenómenos naturales.
En el caso de materias primas y componentes deben evaluarse el coste y del tiempo necesario para la homologación de un nuevo proveedor y el valor del aumento del inventario de seguridad.
En el caso de empresas de servicios debe valorarse la criticidad de los servicios ofrecidos y la disponibilidad de alternativas.
¿Cómo debe impulsar su empresa un BCP?
Un proyecto de BCP es un proyecto de impacto estratégico, y por tanto requiere del compromiso de la alta dirección y de la participación de todas las áreas de la empresa, no solamente del área de operaciones. Las fases de identificación de riesgos y definición de los criterios pueden llevar entre 3 y 6 meses, y la implementación requiere de al menos 6 meses para la implantación en los productos y procesos críticos.
Una vez lanzado un proyecto de BCP, su metodología debe integrarse como un elemento más en los procesos de la empresa, y tenerlo en cuenta en cualquier decisión, desde el lanzamiento de un producto a la compra de una línea de producción o al realizar cualquier cambio organizativo.
El riesgo de fracaso de un BCP es elevado debido a su enorme complejidad. Los dos principales peligros al acometer un BCP son la falta de foco debida al excesivo detalle y la falta de realismo sobre la capacidad de la empresa a implementar las acciones derivadas. La metodología de ManageArt se basa en la combinación de un análisis de riesgos basado en el conocimiento del negocio y en la propuesta de acciones de mitigación realistas y enfocadas en su implementación, valorando siempre el equilibrio entre el coste de la implementación y el riesgo a mitigar. El resultado es el diseño de un BCP acorde al negocio de la empresa y a sus capacidades. Desde ManageArt estaremos encantados de ayudarte.
